歯科業界でも、ほかの多くの業界と同様に業務効率化が求められています。歯科医院に業務効率化が必要な理由は、慢性的な人手不足や看護師・医療事務への負荷が問題となっているためです。

しかし、具体的な業務効率化に向けて、どのように動き出したらいいのか悩んでいる歯科医院様もいるでしょう。

今回は歯科医院の問題を解消するために、業務効率化を図る方法を3つ解説します。歯科医院関係者の方は、ぜひ最後までご覧ください。

目次

1. 歯科医院に業務効率化が求められる2つの理由
   • 　1-1 労働人口の減少に伴う人手不足
   • 　1-1 看護師・医療事務への負担増加
2. 歯科医院でできる3つの業務効率化方法
   • 　2-1 他院との連携強化
   • 　2-2 マニュアルの整備
   • 　2-3 デジタル・ITツールの導入
3. 歯科医院の業務効率化におすすめのツール4選
   • 　3-1 電子カルテツール
   • 　3-2 Web問診ツール
   • 　3-3 インターネット予約ツール
   • 　3-4 自動精算機とキャッシュレス決済システム
4. まとめ：歯科医院も業務効率化ツールを導入しよう　　

1.歯科医院に業務効率化が求められる2つの理由

歯科業界に業務効率化が求められる理由は、以下の2つです。

• 労働人口の減少に伴う人手不足
• 看護師・医療事務への負担増加

それぞれ詳しく解説します。

1-1 労働人口の減少に伴う人手不足

総務省によると、労働人口である15歳〜64歳の人数は1995年が最大で、その後は減少傾向です。2050年には、2021年よりもさらに29.2%減少した5,275万人になると予想されています。¹

少子高齢化により、歯科医の減少だけでなく多くの業界で人手不足が懸念されています。人手が不足している中では、人材を十分に採用できる見込みは少ないでしょう。そのため、限られた人数で業務を滞りなく回すために、業務の効率化が求められています。

歯科医院では、医師が診察に専念する必要があることから、看護師や医療事務の負担が増加しています。特に看護師は看護処置や治療だけでなく、医療事務ではできない患者への説明などの対応までを担うため、業務内容は膨大です。

患者や問い合わせが多ければ看護師・医療事務の業務負担は増加し、時間内に対応できなければ残業で残務処理をする必要があるでしょう。

人材の確保が困難な状況では、業務効率化によって負担を減らすのが合理的な判断と言えます。

2.歯科医院でできる3つの業務効率化方法

歯科医院でできる業務効率化の方法としては、以下3つが挙げられます。

• 他院との情報共有・連携強化
• マニュアルの整備
• デジタル・ITツールの導入

それぞれ詳しく解説します。

2-1 他院との連携強化

昨今は治療情報を他院と共有するケースが増えており、他院との連携は業務効率化にも大きな効果を発揮します。連携強化によって患者の病状を正しく把握できれば、効果的な治療がしやすいというメリットも。

患者の同意を得てほかの医療機関に情報を提供した場合、歯科医療機関連携加算として、保険料に追加で費用が支払われます。

2-2 マニュアルの整備

自院の業務マニュアルは整備されているでしょうか。マニュアルを整備することは新人のいち早い業務習得や、教育コストの削減に繋がります。

また、マニュアルに沿って業務を行うことで、スタッフによる品質のばらつきを平準化できるでしょう。

一からマニュアルを作ったり、古くなったものを更新するのは手間がかかるかもしれません。しかし、一度作れば長期にわたってメリットを得られるため、時間を取って整備する価値があります。

2-3 デジタル・ITツールの導入

近年、業務効率化のために多くの企業が取り入れているのがデジタル・ITツールの導入です。ITを取り入れれば、業務スピードの向上や、ペーパーレス化による経費削減が期待できます。

また、問い合わせにbotを使ったり、会計をセルフレジにしたりすれば、少ない人員でも業務をこなしやすくなります。ITを導入する際は「IT導入補助金」制度を活用できる場合があるので、ぜひ適用可能かを確認してみてください。

3.歯科医院の業務効率化におすすめのツール4選

世の中には、歯科医院の業務効率化をサポートするITツールが多く存在します。以下では、代表的な4つのツールの特徴を解説します。

• 電子カルテツール
• Web問診ツール
• インターネット予約ツール
• 自動精算機・キャッシュレス決済システム

便利なITツールの導入を、ぜひ検討してみてください。

3-1 電子カルテツール

電子カルテツールは、これまで紙で管理していたカルテをデータで管理するシステムのことです。歯科のカルテは5年保管の義務があります。書類での保管では、一度しか来院しなかった患者のカルテを含めると膨大な枚数となり、大きなスペースが必要でしょう。

電子カルテにすれば、患者の数が増えてもスペースを取らずにカルテを管理できます。電子カルテの中にも、電子カルテに特化したものから周辺業務までをカバーしているものまでさまざまです。自院の業務にフィットするものを選びましょう。

3-2 Web問診ツール

Web問診ツールはカルテ作成までの手間を省き、業務効率化できるツールです。従来では新規の患者は歯科医院に到着してから問診表を記入し、その内容を元にカルテが作成されていました。

しかし、Web問診ツールを使用すれば来院前に問診から事前説明までを行えます。来院当日にすることは、問診の確認を行い、カルテへ転記するだけです。患者一人あたりの歯科医院での対応時間を減らせるため、医師は治療に集中できるでしょう。

3-3 インターネット予約ツール

インターネット予約ツールは、直接連絡を取らなくてもオンラインで予約を受け付けられるシステムです。

予約システムを使えば、医療事務の電話対応の時間を削減できます。また、リマインダー機能があれば患者は予約を忘れずに来院でき、さらに待ち状況も把握できるのもメリットです。歯科医院側も、日別の受診人数が事前に把握できて便利です。

製品の中には、電子カルテと連動しているものもあります。自院で必要とする機能が備わった、使いやすいシステムを選ぶと良いでしょう。

3-4 自動精算機とキャッシュレス決済システム

自動精算機やキャッシュレス決済システムは、小売・販売業界を始め、さまざまな業界で導入されています。歯科医院も例外ではなく、クリニック専用に開発された、医療会計システムと連動できる自動精算機が普及しつつあります。

自動精算システムやキャッシュレス決済システムのメリットは、窓口で現金を扱わないことです。会計業務の効率化はもちろん、釣り銭計算を間違えるリスクを減らせるメリットもあります。

歯科医院のキャッシュレス決済については、以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご覧ください。

「歯科医院のキャッシュレス決済導入の現状は？5つのメリットも解説」

4.まとめ：歯科医院も業務効率化ツールを導入しよう

さまざまな業界で求められている業務効率化を行うには、人の努力だけでは限界があります。したがって、歯科医院も業務効率化ツールであるITツールの導入を検討すべきでしょう。

ITを上手に使いこなせば、自動化による業務効率化や、人為的ミスの削減が期待できます。

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1. 内閣府「令和4年版高齢社会白書」 ↩︎