2024.06.07
テクノロジー
「診療予約システムを検討するにあたりメリット、デメリットを知りたい」
「自分の医院にとって最適な診療予約システムがどんなものかわからない」
歯科医院で診療予約システムを導入すると、スタッフの業務効率化や患者の満足度向上が期待できます。一方で、自院のニーズに合ったシステムの選び方や、システムの導入によるデメリットの把握が難しいため、導入に踏み出せない歯科医院様も多いのではないでしょうか。
この記事では診療予約システムのメリット・デメリットや、システムの具体的なタイプ、導入手順を解説します。
自身の医院でシステムを導入すべきか否か、導入するならばどんなシステムを選ぶべきかわかるので、ぜひご覧ください。
目次
- 歯科医院で診療予約システムを導入するメリット3選
- 1-1 業務を効率化できる
- 1-2 予約管理がしやすい
- 1-3 患者の都合にあわせて予約しやすい
- 歯科医院で診療予約システムを導入するデメリット3選
- 2-1 導入や運用にコストがかかる
- 2-2 スタッフ向けの教育が必要
- 2-3 オンライン予約に慣れていない患者は利用しづらい
- 診療予約システムは大きく分けて4タイプ
- 3-1 予約特化型
- 3-2 LINE対応型
- 3-3 専用アプリ使用型
- 3-4 受付業務の効率化型
- 診療予約システムの導入手順
- まとめ
1.歯科医院で診療予約システムを導入するメリット3選
歯科医院で診療予約システムを導入することで、スタッフの業務効率化と患者の利便性向上が期待できます。具体的に、大きなメリットは以下の3つです。
- 受付業務を効率化できる
- 予約管理がしやすい
- 患者の都合にあわせて予約しやすい
それぞれを具体的に見ていきましょう。
1-1受付業務を効率化できる
診療予約システムの導入により受付業務の効率化が可能です。電話予約のみの場合、いつ電話がかかってくるかわからないうえに、電話がかかってくると業務を中断せざるを得ません。電話での予約受付は、スタッフにとって大きな業務負荷の一つです。
また、電話に出ている間に別の電話がかかってきて受付ができず、来院の機会損失が生じる可能性もあります。
診療予約システムを導入すれば、スタッフの負担減に加え、予約の取り逃しによる機会損失も減らせて一石二鳥です。
1-2予約管理がしやすい
診療予約システムを導入することで、予約管理がしやすくなる点もメリットです。口頭で予約を取り、アナログな媒体で管理したりカレンダーアプリに手入力したりすると、ミスが起こりやすくなります。具体的には、そもそもの予約入れ忘れや、誤入力・聞き間違いなどです。
システムを使って予約を管理すれば、患者が入力した情報が自動で反映され可視化できます。そのため、歯科医院側のミスにより、患者の予約内容が誤った状態で反映されるリスクがありません。
1-3患者の都合にあわせて予約しやすい
診療予約システムの導入によって、歯科医院側にメリットがあるだけでなく、患者側の利便性も高まります。
患者の中には電話が苦手で、電話をかけるよりもシステムを使って予約する方が気楽だという人もいるでしょう。歯科医院が電話を受け付けている時間は仕事があり、電話をかけるのが難しい人もいるかもしれません。
予約システムの導入により、患者が自分の都合に合わせて予約を取りやすくなります。この利便性の向上が、新規集客につながる可能性もあるでしょう。
2.歯科医院で診療予約システムを導入するデメリット3選
歯科医院で診療予約システムを導入すると、コストやスタッフ教育、一部の患者の利便性といった観点からデメリットも発生します。具体的なデメリットは以下の通りです。
- 導入や運用にコストがかかる
- スタッフ向けの教育が必要
- オンライン予約に慣れていない患者は利用しづらい
それぞれを具体的に見ていきましょう。
2-1導入や運用にコストがかかる
診療予約システムを導入・利用するにあたって、初期費用やランニングコストが発生します。コストの内訳はサービスによっても異なりますが、多くのサービスは月額料金が発生する仕組みです。
月額で費用が発生する場合、長く使えば使うほどトータルで支払う費用が高くなってしまいます。コスト以上のメリットを得られるのか、費用対効果を考えて導入を検討しましょう。
サービスや契約内容によっては最低利用期間や違約金など縛りがあり、他のサービスへの変更が難しいケースも。後々のトラブルを避けるためにも、契約時に内容をしっかり確認する必要があります。
2-2スタッフ向けの教育が必要
診療予約システムを導入するならば、システムを適切に活用できるよう、スタッフの教育が必須です。システム活用のために講習会を開催したり、マニュアルを整えたりなどの対応が求められます。システムの扱いが苦手なスタッフがいる場合、教育対応の負荷は大きくなるでしょう。
スタッフに向けた教育は、業務体制変更やスタッフの採用、システムのアップデートなどの際に都度対応する必要があります。システムの導入による業務効率化と比べて、教育の手間がむしろ大きくならないかは意識しましょう。
2-3オンライン予約に慣れていない患者は利用しづらい
診療予約システムは、オンライン予約に慣れていない患者には利用しづらい可能性があります。PCやスマホの扱いに慣れていない人、口頭でスタッフとやり取りする以外の方法に不慣れな人は、特に不便に感じるでしょう。
地域によってはシステムの導入により「予約を取りづらくなった」と感じられて、患者離れを起こしてしまう可能性もあります。電話や院内での口頭による予約も並行して受け付けるなど、柔軟な対応でカバーしましょう。
3.診療予約システムは大きく分けて4タイプ
歯科医院向けの診療予約システムには、大きく分けると4つのタイプがあります。
- 予約特化型
- LINE対応型
- 専用アプリ使用型
- 受付業務の効率化型
それぞれの特徴やメリット・デメリット、どんな歯科医院におすすめなのかを解説します。
3-1予約特化型
予約特化型のシステムとは患者の予約受付を専門的に扱うシステムです。Webから受け付けるだけでなく、電話や来院しての予約などと容易に連携できるシステムもあります。
システムが予約に特化しているため、費用が他のタイプと比べて比較的安価な傾向にあります。シンプルで扱いやすく、システム操作に明るくないスタッフに対して教育コストを抑えらえる点も魅力です。
予約受付の電話対応にスタッフが困っているなど、とにかく予約対応の負荷を減らしたい医院におすすめできます。
3-2LINE対応型
LINE対応型とは、LINEと医院の予約システムを連携させたシステムです。LINEと通常のWebブラウザの両方から予約できるサービスと、LINEに特化したサービスが存在します。
LINEは多くの人に浸透しており、もはやインフラと言っても過言ではありません。LINEでの友だち追加であれば登録するハードルは低く、一度登録してもらえば告知などの情報発信も行いやすくなります。
業務効率化に加え、比較的若い世代を中心とした新規患者の集客を狙いたい歯科医院に特におすすめです。
3-3専用アプリ使用型
専用アプリ使用型とは、歯科医院の専用アプリを患者にインストールしてもらうシステムです。ホームページとの連携やチャット機能、オンライン診療機能などとの連携にも対応できます。サービスに合わせて、システムを自由にカスタマイズしやすい点が魅力です。
一方で、新規患者が専用アプリをインストールする手間が、集客の妨げになる可能性があります。新規集客に力を入れるよりも、患者一人ひとりとの関わりを深めたいと考えている歯科医院に向いています。
3-4受付業務の効率化型
受付業務の効率化型とは医院の業務全般を扱うシステムであり、内部に診療予約システムが組み込まれています。予約の受付だけでなく、経営全般の業務を効率化できる点が大きなメリットです。具体的には、下記のような機能を扱っているサービスがあります。
- 顧客管理
- 会計
- マーケティング分析
デメリットは、業務全般を扱うため費用は他のタイプに比べると高額になりやすい点です。また、システムが複雑かつ高度になりがちなため、扱うスタッフが慣れるまで教育コストがかかるかもしれません。
業務の効率化、DX化を徹底的に推進したい歯科医院におすすめです。
4.診療予約システムの導入手順
診療予約システムの導入手順は、下記のような流れが一般的です。
- 興味のあるサービス会社に詳細を問い合わせします
- デモや見積といった提案を受ける
- テスト運用を行う
- 本契約を行い、システムの運用を開始する
- 患者に対し、システム運用開始の告知を行う
まずはシステムを比較し、興味のあるサービス会社に詳細を問い合わせます。システムのデモや見積りといった提案を受け、カスタマイズが必要であれば要件をすり合わせます。
サービスによっては、無料で一定期間テスト利用ができる場合も。実際の使用感を試したうえで検討できると安心です。導入するサービスを決め契約した後は、患者に対して院内やホームページなどで、システム運用開始の告知も忘れず行いましょう。
実際に導入するにあたっての手順はシステムごとに異なるため、上記の流れはイメージとして参考にしてください。
5.まとめ
歯科医院での診療予約システムの導入に関するメリット・デメリットや手順などを解説しました。診療予約システムには、業務効率化や予約管理のしやすさ、患者の利便性向上などさまざまなメリットがあります。
一方で、導入コストがかかったり、スタッフ教育やシステムが苦手な患者への配慮が必要だったりするのも事実。最適なサービス選びや、従来通りのアナログな対応との併用で解決しましょう。
いくつかのサービスを比較し、自院にとって最適な診療予約システムの導入を検討してみましょう。
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